Лайфхаки ивентеров ЧАСТЬ I

«Пожалуйста, не пытайтесь это повторить!» – такими словами заканчивается любая история эпичного провала организатора мероприятий. А мы добавим: «Пожалуйста, не читайте об этом в интернете!» Начитавшись вредных советов, неокрепшие умы молодых ивентеров и специалистов, отвечающих за культмасовый сектор в компаниях, начинают генерировать страшное! А нам потом это расхлебывать, буквально на пальцах объясняя генеральным директорам, еще помнящим воспламенившуюся штору в зале, что такое "ивент" и почему он поможет его бизнесу. Вместо того, чтобы тушить пожар, можно сделать огнеупорные декорации. Итак, немного простых истин от наших ивент-фей.

ФАКТОР «Ч»

Запомни, организатор, твое мероприятие сорвет не поломанный крепеж, а хостес, которая ест с фуршетного стола или вышла к гостям в трусах. По статистике техногенных катастроф, в большинстве случаев сбой дает не техника, а человеческий фактор. Да, даже проведя отбор в четыре этапа, включающий тест на стрессоустойчивость с похищением в багажнике, вы можете не знать всего о нанимаемом человеке. Но в ваших силах писать подробные должностные инструкции, провести экскурсию персонала по площадке, позаботиться о наличии воды. Даже если ваш бюджет на персонал ничтожно мал, заразите людей своим проектом. Чуть больше раскройте идею и дайте человеку понять, что он не просто раздает никому не нужные бесплатные безделушки, а что он – часть огромного механизма под названием ивент. Мы знаем, что в дни проектов менеджеры страдают от джетлагов, мигреней и не помнят как выглядит подушка, но постарайтесь быть вежливыми и доброжелательными на собраниях с персоналом. В критический момент именно казавшийся вам недалеким студент-волонтер может помочь вашему мероприятию, потому что влюблен в него.

СЕРФИНГ С ЗАКАЗЧИКОМ

Мы не о проектах на Багамах. Поймайте одну волну с заказчиком. Узнайте чего он хочет, прочувствуйте страхи и опасения и поймите главную боль. Получив в вашем лице не просто менеджера из агентства, а пусть и временного, проектного друга, клиент будет значительно спокойней и вы вместе потратите меньше нервов на все этапах реализации. Это работает и в критичных ситуациях. Проектная команда агенство DL из города R готовила проект для заказчика в городе с другим часовым поясом. За две ночи до проекта, в момент, когда все здравомыслящие люди находятся еще в фазе глубокого сна, менеджер получает от заказчика странную фотографию в мессенджер. Идея непростой объемной фотозоны пришла нежданно-негаданно, а как мы знаем, без четкого ТЗ результат так себе.

В день мероприятия на площадке стояла фотозона. Но не из того странного наброска, а из головы заказчика, только наяву. Телекинез, гипноз, пытки? Нет, вовлечение и понимание своего клиента и его задач.

КАК БАННЫЙ ЛИСТ

Чтобы не превратить площадку мероприятия в парилку, составьте чек-лист и хронометраж мероприятия. В полном сосредоточении пропишите детали, зоны ответственности, и список вещей, необходимых вам на площадке. Конечно, кое-что (всё) пойдет не по графику. Но благодаря этому документу, у вас будет твердая основа под ногами и даже если слоны выйдут вперед дрессировщиком и начнут отбирать у гостей глазированные яблоки, вы знаете как это отработать. Вам не придется судорожно искать двусторонний скотч посреди пола в пять часов утра, если он есть в вашем чек-листе. Приклейте к себе как банный лист заветный списочек и уверенно идите навстречу монтажами и хронометражам.

Не ищите универсальный рецепт удачного мероприятия, а создайте свой. И помните, дело не в везении, а в умении.